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Tragfähige Arbeitsorganisation: Dein Monatsabschluss

27.01.2020
Photo by WrightStudio on ADOBE STOCK

Endlich freie Zeiteinteilung ohne Chef, und jetzt sollst du dich als Gründer/in den gleichen Zwängen unterwerfen wie in der Angestelltenzeit und dich durch einen Monatsabschluss quälen? Aber nein: Erstens ist es keine Quälerei, wenn du von einer kleinen Übung in Disziplin ausnahmslos profitierst, und zweitens steht es dir frei, lieber ohne Strukturen zu arbeiten und immer wieder bei Null zu beginnen, wenn es um Organisation geht. Aber das wäre ganz schön dumm.

Von Carola Heine

Keine Angst vor Rechnungen

Ein Stoßseufzer, der sich von vielen Freelancern im Dienstleistungsbereich vernehmen lässt, lautet: »Ohje, ich müsste endlich mal wieder Rechnungen schreiben ...« Denn das ist für viele auch noch nach Jahren eine der schwierigsten Übungen: Der Kundschaft in Rechnung stellen, was man geleistet hat und dann aufs Geld warten. Das liegt daran, dass einerseits in der Regel nur abgerechnet wird, was fertig und dann auch noch freigegeben ist, andererseits liegt es aber auch an mentalen Hürden.

Dummerweise haben Vermieter/innen, Stadtwerke für Strom und Gas, Versicherungsträger und alle anderen überhaupt kein Problem damit, pünktlich zum Monatsende die Hand aufzuhalten. Du als „Solopreneur“ solltest das auch nicht haben. Schreibe bereits vom ersten Kontakt an in deine AGB oder als Fußnote in dein Angebot, dass du monatlich abrechnen wirst. So gewöhnst du deine Kunden von Anfang an daran, dass am letzten oder ersten Arbeitstag eines neuen Monats die Rechnung kommt. Nicht immer macht es Sinn, niedrige Summen monatlich abzurechnen und damit Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Aber spätestens am Ende des Quartals solltest du auch den Kleinkram der letzten drei Monate abrechnen.

Der größte Vorteil dieser Vorgehensweise liegt aber in der Freiheit, die du gewinnst, wenn du nicht mehr darüber grübeln musst, ob und wann du Rechnungen schreibst. Du prüfst immer jeweils am Monatsende, was abgerechnet werden kann. Danach schreibst du die entsprechenden Rechnungen basierend auf Verträgen und Angeboten und fertig. Das ist aber erst der Anfang.

Regelmäßigkeit ist dein Freund

In einer Welt, in der alles mobil und nach Lustprinzip abrufbar ist, vergessen wir viel zu oft, dass spießige Routinen unser Leben tatsächlich einfacher und nicht langweiliger machen. Belege buchen geht dank digitaler Buchhaltung jederzeit, bleibt aber trotzdem oft liegen, weil andere Dinge wichtiger sind.

Vorgänge ablegen oder scannen, offene Fragen klären, Büromaterial prüfen und bestellen sind Angelegenheiten, die man im Trubel der Akquise und der laufenden Projekte schnell mal zur Seite schiebt. Diese können nachher jedoch gewaltig nerven, wenn Mahnungen eintrudeln, Material fehlt oder ganze Berge abgearbeitet werden müssen. Dein Vorteil, wenn du alles sammelst, was du an deinem persönlichen Monatsabschluss erledigen wirst: Du gewinnst einen freieren Kopf und eine zuverlässigere Organisation.

Du baust dir auch Strukturen auf, die das Outsourcing von Routineaufgaben an Aushilfen oder virtuelle Assistenzen überhaupt erst ermöglichen.

Cloud-Software als Kundenpflege-Ökosystem

Moderne digitale Buchhaltungssysteme wie lexoffice, die unter www.lexrocket.de ein Jahr Gründerrabatt auf das Gesamtangebot geben und sevdesk, billomat und Co sollten dir die Möglichkeit geben, vom Angebot über die Abrechnung bis hin zur gegebenenfalls nötigen Mahnung alles aus einem Guss und mit wenigen Klicks erledigen zu können.

Wähle ein System, das deine Zeiterfassung mit dem Abrechnungsmodul kombinieren kann. Sorg dafür, dass du keine Daten übertragen musst, wenn aus einem Angebot eine Rechnung wird. So sparst du noch viel mehr Zeit und Nerven als mit digitaler Buchhaltung. Wenn du dann deinen Monatsabschluss machst, ist die leidige Rechnungsschreiberei buchstäblich in Minuten erledigt. Die Software hat dank der Angebote bereits die Adressdaten. Es entstehen keine Übertragungsfehler und Rechnungsnummern etc. werden automatisch vergeben.

Weitere Routinen, die du in deinen Monatsabschluss übernehmen kannst

Da du jetzt sowieso schon einen Vormittag eingeplant hast, um deine monatliche Routine zu etablieren, könntest du diese jetzt auch noch ausweiten:

  • Content-Planung für Blog und Social Media
  • Terminplanung und Zielsetzung für deine Akquise
  • Aufgefrischte To-Do-Listen in Kunden-Projekten
  • Strategische Planung von Event-Teilnahmen/Networking

und nicht zuletzt strategische Planung von Freizeit, Ausgleich und Bewegung gehören zu den Gebieten, deren Umsetzung durch Struktur in der Planung erleichtert wird. Schließlich ist es normal, dass Dinge ins Schleifen und Schlingern geraten und neu angefasst werden müssen. Nichts ist perfekter dafür als ein Tag, den man sowieso für diesen Zweck verplant hat.

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