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Mit diesem 3-Punkte-Katalog behältst Du die volle Kostenkontrolle in Deinem Betrieb

09.12.2019
Photo by Dan Meyers on Unsplash

Seitdem die Klimapolitik zum großen Thema geworden ist, überschlagen sich die Politiker aller Parteien mit dem, was sie am besten können: mit Vorschlägen für Steuererhöhungen. Die simple Logik dahinter: Steigen die Abgaben für die Unternehmen, verbessert sich das Klima. Ein weiterer Kostentreiber ist damit in Sicht. Als wären die hohen Tariflohnabschlüsse, die unaufhörlich weiter steigende Gewerbesteuer, die hohen Mieten, die in Europa auf weiter Linie hohen Strompreise und die sogar im weltweiten Vergleich fast weltmeisterliche Steuerbelastung der Betriebe nicht schon genug. Ein Beispiel: Am 8.7.2019 meldete der Automobilzulieferer Weber Automotive Insolvenz an. Begründung: „Uns sind einfach die Kosten davongelaufen!“

Von Günter Stein

Meine grundsätzliche Empfehlung lautet:Lass es erst gar nicht so weit kommen, dass Du zum Sklaven der Kosten wirst. Meine persönliche Erfahrung zeigt: Nur wer seine Kosten im Griff hat, wird auf Dauer am Markt bestehen. Und mit dem folgenden einfachen Drei-Punkte-Katalog, den der Unternehmensberater und Selbstständige Georg Schütz entwickelt hat, ist es für Dich auch absolut kein Problem! Ich habe beste Erfahrungen damit gemacht.

Punkt 1: Spüre versteckte Kosten auf

Wenn Du genau weißt, wonach Du suchst, ist es einfach, Kosten zu überwachen und zu sparen. Du weißt, dass Energie teuer ist, und wechselst also den Stromanbieter. Du willst billiger telefonieren und surfen, wofür Du eine günstige Flatrate abschließt.

Das sind wichtige Maßnahmen, aber ganz unter Kontrolle hast Du Deine Kosten damit noch nicht:

Gibt es denn Kosten, die nirgendwo auftauchen? Nicht in der monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) Deines Steuerberaters oder Deines Buchführungsprogramms, nicht in Deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung? Ja, aktuell nicht mal auf Deinem Konto?

Klare Antwort: Ja, solche Kosten gibt es. Das sind die versteckten Kosten, die Dir vielleicht gar nicht bewusst sind und die Du (noch) nicht misst – z. B. solche,

  • die Dir durch Kundenreklamationen entstehen oder
  • die Du hast, weil ein Angebot nicht vollständig war und der Kunde deswegen eine Rückfrage hatte, oder
  • die daraus folgen, dass ein Stundenzettel nicht mehr da war, als Du dem Kunden die Rechnung schreiben wolltest – Du bleibst also auf Kosten sitzen, die Du ohne Nachweis nicht weiterberechnen kannst.

Mach Dir deshalb klar, wo Du unnötigen, vermeidbaren Aufwand betreibst und wo Dir Gewinn entgeht. Das scheint nur auf den ersten Blick eine Suche nach der Nadel im Heuhaufen zu sein!

Den Ärger-Faktor zur Suche nutzen

Mein Tipp für den ersten Schritt, wenn Du nicht weiß, wo Du mit Deiner Suche nach versteckten Kosten beginnen sollst: Nutze den Ärger-Faktor! Das heißt, frag Dich und gegebenenfalls Deine Mitarbeiter:

  • Was nervt uns permanent?
  • Worüber ärgern wir uns oft?
  • Was hält uns bei der Arbeit auf?
  • Was halten wir für unnötig?

Tipp: Die Antworten auf diese Fragen helfen Dir, gute „Kandidaten“ für versteckte Kosten zu finden. Sätze wie„Schon wieder eine Reklamation, weil das Teil XY nicht geht!“ oder „Wieso fülle ich ständig das Formular Abc aus, das sowieso keiner braucht?“ oder „Der 7. Anruf in der Werkstatt, weil der Chef nicht da ist – laufend wird man aus der Arbeit gerissen!“ sind eine nähere Betrachtung wert. So findest Du am schnellsten heraus, wo es hakt und damit versteckte Kosten entstehen.

Die Häufigkeit auftretender Probleme messen

Der zweite Schritt ist es dann, festzustellen, wie oft eine Sache oder ein Ablauf nicht funktioniert. Führe dazu eine einfache Strichliste, z. B. eine Woche oder einen Monat lang. Halte gegebenenfalls auch Mitarbeiter dazu an. Danach kannst Du besser abschätzen, wie groß das Problem wirklich ist.

Ärger in Geld umrechnen

Im dritten Schritt bewertest Du dann jeden Fall in Geld: Wie lange brauchst Du, um den Vorgang zu „reparieren“ bzw. wie lange hält das Problem Dich oder einen Mitarbeiter auf – und wie viel kostet Dich das?

Es geht dabei nicht um exakte Werte, schätze es einfach nach Deiner Erfahrung. Orientiere Dich an Einkaufspreisen, Materialkosten und Stundensätzen, zu denen Du Deine Zeit bzw. die eines Mitarbeiters Deinen Kunden weiterberechnest. So gehst Du jedes einzelne der entdeckten Probleme durch und bezifferst es mit einem realistischen Wert.

Störfaktoren in Geld umrechnen:

Ein Mitarbeiter unterbricht bei jedem Anruf, den er an Deiner Stelle entgegennimmt, seine Arbeit. Nach dem Telefonat muss er sich erst wieder konzentrieren – das nennt man Rüstzeit. Insgesamt kostet ihn jeder Anruf vier Minuten. Das kommt laut Strichliste 46-mal vor, entspricht also 184 Minuten oder rund drei Stunden. Könntest Du diese Zeit einem Kunden in Rechnung stellen, müsste der dafür 35 € x 3 Stunden = 105 € zahlen – Geld, das Dir einfach entgeht!

Eine Reklamation des Teils XY kostet 50 € für die Bearbeitung und den Austausch. Kommt das 10-mal vor, sind 500 € „futsch“ – vom Kundenärger ganz zu schweigen.

Probleme beheben und sparen

Im vierten Schritt sortierst Du die entdeckten Probleme nach der Höhe der Kosten, die sie verursachen. Und dann fängst Du einfach bei der teuersten Position an und überlegst, was Du dafür tun könntest, um so viel Geld einzusparen.

Kontrolliere regelmäßig, alle vier bis sechs Wochen, den Erfolg Deiner Maßnahmen. Du wirst sehen: Auf diese Weise wird das Verschwenden von Geld in Deinem Betrieb bald ein Ende haben!

Punkt 2: Investiere, um Geld zu sparen

Manchmal ist es sinnvoll, Geld auszugeben, um an einer anderen Stelle oder insgesamt zu sparen. Sehe Dir Deine Werkzeuge an, dann weißt Du, was gemeint ist: Ein Akkuschrauber ist teurer als ein Hand-Schraubendreher. Die gesparte Arbeitszeit beim Eindrehen von Schrauben macht die Mehrkosten aber garantiert schnell wieder wett.

Suche gezielt nach solchen Investitionen, die Dir später beim Sparen helfen. Gehe dazu die Abläufe in Deinem Unternehmen in Gedanken durch. Diese sind gerade in Betrieben, die noch jung sind und nur über knappe Mittel verfügen, durchaus verbesserungswürdig. Achte vor allem auf ausreichende Hardware wie Werkzeuge, Drucker etc.

Beispiel: Für Bürotechnik (Fax, Kopierer, Drucker, Multifunktionsgerät, Notebooks etc.) bietet die Firma Alpha (www.alphabuerobedarf. de) ein innovatives Angebot: Alpha leiht Dir Geräte kostenlos für ein oder zwei Jahre – Du zahlst lediglich einen geringen Einmalbetrag für die Verbrauchsmaterialien, z. B. 150 € für einen Multifunktionsdrucker. So sparst Du die Anschaffungskosten und vermeidest, in ein Bürogerät zu investieren, dessen Preis schnell verfällt. Und Du bleibst flexibel, Dir im nächsten Jahr wieder ein anderes Gerät auf dem neuesten Stand der Technik zu beschaffen. So gibst Du für neue Geräte kaum Geld aus. Die Kostenersparnis durch die „Investition“ schlägt gleich durch.

Punkt 3: Werte die bekannten Kostenblöcke aus

Bewusst ist dieser Beitrag zunächst auf die versteckten Kosten eingegangen und auf die, die durch eine zu geringe Ausstattung verursacht werden. Gerade diese werden nämlich von vielen Unternehmern schnell vergessen. Jetzt aber muss natürlich auch noch das kommen, was Du sicherlich längst erwartet hast: Schau Dir die bekannten Kostenblöcke genau an, in die Du Deine Ausgaben einteilst: Material, Personal etc. Auch über diese brauchst Du stets einen guten Überblick.

Kostentabelle erstellen

Wenn Du regelmäßig buchst (buchen lässt), listet die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des letzten Dezembers Deine Jahreskosten übersichtlich auf. Wenn nicht, ziehe die Ausgaben laut Deiner letzten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) heran. Erstelle daraus eine Kostentabelle (bezogen auf den Zeitraum eines Jahres). Passe die Zahlen an Deine aktuelle Situation an, wenn sich seit der BWA oder EÜR Gravierendes in Deinem Betrieb verändert hat.

Handlungsspielraum ermitteln

In Deiner Tabelle werden viele Kosten aufgeführt sein, die Du zumindest kurz- und mittelfristig nicht senken kannst. Die Kfz-Steuer kannst Du zur Kenntnis nehmen, aber nur verändern, indem Du ein neues Fahrzeug anschaffst. Auch auf die Kosten für die kommunale Müllabfuhr und den Schornsteinfeger hast Du keinen Einfluss. Alle nicht von Dir direkt veränderbaren Positionen betrachtest Du nicht länger – lösche sie aus der Tabelle.

Die besten Ansatzpunkte finden

Die restlichen Posten sortierst Du so, dass die erste Position der größte Kostenfaktor ist, die zweite Position der zweitgrößte usw. Dann siehst Du gleich, wo Du ansetzen kannst, um möglichst viel Geld einzusparen.

Wie kannst Du erkennen, ob die eigenen Werte für Kosten gut oder schlecht sind?

Vergleiche sie mit denen anderer Betriebe. Geschickt ist es, wenn Du dafür Kennzahlen bildest (weder Du noch andere geben gern konkrete Zahlen heraus): Inwelchem prozentualen Verhältnis steht jede Kostenposition zu Deinem Umsatz? Frage dann die Kollegen oder Deinen Steuerberater nach Zahlen auf gleicher Basis. Wenn Deine Werte deutlich schlechter sind als die Vergleichszahlen, solltest Du nach den Ursachen forschen.

Tipp: Um Sparmaßnahmen musst Du Dich nicht unbedingt allein kümmern. Prüfe, wer Dir diese Arbeit gut abnehmen kann – Beispiel Versicherungsbeiträge: Gib einem unabhängigen Makler den Auftrag, Deinen Bedarf zu prüfen und Sparvorschläge zu machen.

So kannst Du sogar bei Deinen Minijobbern sparen

Viele Minijob-Verträge enthalten eine Nettolohn-Vereinbarung. Im Arbeitsvertrag mit der 450-€-Kraft steht also der Lohn, den der Mitarbeiter nach Abzügen erhält. Doch bei anderen Angestelltenverhältnissen ist es eigentlich andersherum üblich:

Im Arbeitsvertrag ist eine Bruttovergütung vereinbart. Der Arbeitgeber behält davon die Lohnsteuer ein und führt sie ab. So kannst Du es auch bei Deinen 450- €-Kräften machen und Dir so die Zahlung der Lohnsteuer sparen.

Seit einem wenig bekannten Urteil aus dem Jahr 2006 (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 1.2. 2006, Az. 5 AZR 628/04) ist diese Regelung höchstrichterlich abgesegnet. Minijobber sind in diesem Punkt genauso zu behandeln wie jeder andere Arbeitnehmer auch: Die Lohnsteuer darfst Du vom Bruttolohn abziehen und dadurch auf den Minijobber abwälzen.

Beispiel: Pro Minijobber, der 450 € monatlich bei Dir verdient, zahlst Du monatlich 2 % Lohnsteuer = 9 €

  • Jährliche Ersparnis bei einem Minijobber: 108 €
  • Jährliche Ersparnis bei 3 Minijobbern: 324 €
  • Jährliche Ersparnis bei 5 Minijobbern: 540 €

Du siehst: Vor allem, wenn Du mehrere Mini-Jobber beschäftigst, summiert sich diese auf den ersten Blick kleine Ersparnis bereits zu einer ansehnlichen Summe.

Wichtige Voraussetzung

Im Arbeitsvertrag mit Deinem Mini-Jobber darf keine Nettolohnvereinbarung stehen. Wenn im Vertrag also geregelt ist, dass es sich um einen „Nettolohn“ handelt, darfst Du die Lohnsteuer nicht abziehen! Das heißt für Dich: Vereinbare ab sofort mit Deinen 450-€-Kräften im Vertrag, dass es sich um einen Bruttolohn handelt. Nutze dazu diese Mustervertragsklausel: „Bei der vereinbarten Vergütung handelt es sich um einen Bruttolohn, der abzüglich der Lohnsteuerpauschale in Höhe von derzeit 2 % ausgezahlt wird.“

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Frau Daniela Oldenburg Steuerberaterin mehr erfahren

Daniela Oldenburg ist seit 2009 selbstständig als Steuerberaterin, Business-Coach, Autorin und Wirtschaftsmediatorin.


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