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Don‘t ever walk alone: Sinnvoll Outsourcen

28.01.2020
Photo by tashatuvango on ADOBE STOCK

In der Existenzgründungsphase gelangst du gefühlt übergangslos an den Punkt, an dem das ganze notwendige Drumherum der Bürokratie, Administration und Aufbauarbeiten dich vom Arbeiten abhält. Dann sollst du auch noch eine Website besorgen, Marketing betreiben und Kunden akquirieren? Von Buchhaltung und Content-Aufbau ganz zu schweigen. Einfacher wird dies alles, wenn du von Anfang an die Dinge outsourcen wirst, die du untervergeben kannst – und später dann immer noch mehr.

Von Carola Heine

Als frischgebackene/r Selbständige/r kennst du die lange To-Do-Liste, auf der buchstäblich dutzende von Aufgaben stehen, die dir erst mal kein Geld (und keine Kunden) einbringen. Sie müssen aber ebenso dringlich erledigt werden wie Projektaufgaben. Datenerfassung, Kundenpflege, Texterstellung, Transkriptionsarbeiten, Ablage, Anrufservice und viele Organisationsaufgaben mehr. Diese lassen sich mühelos mit Hilfe von Apps an virtuelle Assistenzen delegieren – denn erledigt werden müssen diese Dinge nun mal auch.

Virtuelle Zusammenarbeit mit Online-Dienstleistern

Gerade organisatorische Assistenzdienstleistungen lassen sich sehr gut online als Auftrag an so genannte VA - virtuelle Assistenzen – vergeben. Sie halten dir den Rücken frei und sprechen sich dabei kontinuierlich mit dir ab wo nötig. Du kannst per Chat, Projektmanagement-Tool, per WhatsApp oder Skype und Zoom mit den anderen Personen arbeiten. Ein Team per Slack führen oder Minijobber „remote“ vom Home-Office aus managen sind ebenfalls Optionen, da gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Dateien und Dokumente werden von allen Beteiligten gemeinsam komfortabel über Cloud-Anwendungen verwaltet.

Professionelle Zusammenarbeit ohne Kosten für eigene Büros

Einer der größten Vorteile dieser Möglichkeit der Zusammenarbeit mit VA ist, dass du genau skalieren kannst, was du brauchst. Du musst keine Räume anmieten und ausstatten, denn die Assistenzen haben ihr eigenes Home-Office oder Zentralbüro. Also sparst du nicht nur enorm viel Zeit, weil niemand sich für ein Meeting fortbewegen muss und alles online stattfinden kann. Du bleibst auch flexibel und es ist dennoch nicht nötig, dass Du selbst in Geschäftsräume investierst.

Das heißt nicht, dass du auf einen Knopf drücken kannst, damit alles sofort funktioniert und du dich dann nicht mehr darum kümmern musst. Je komplexer die Aufgaben und je spezieller dein Kundenstamm, desto aufwändiger ist hier, wie im anderen echten Leben auch die Einarbeitungs- und Abstimmungsphase. Ganz einfach sind nur standardisierbare Aufgaben wie beispielsweise das Betreuen von Online-Communities mit vorgegebenen Social Media Guidelines oder Telefonservice.

Immer erreichbar: Dein Sekretariat mit Hilfe eines Telefonservice

Denn die Dienstleistung, die sich am einfachsten auslagern lässt, ist tatsächlich die telefonische Anlaufstelle. Anbieter wie starbuero.de und ebuero.de sind ab circa 50 Cent pro geleistete Minute verfügbar. Sie melden sich unter deiner weitergeleiteten Rufnummer, nehmen Nachrichten entgegen und senden dir dann anschließend eine Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax. Simples Outsourcen also.

Telefonservice-Anbieter können folgende Aufgaben und mehr für Dich übernehmen:

  • Koordination von Mitarbeitern und Terminvereinbarungen, zum Beispiel für den Außendienst
  • Bestell- und Auftragsannahmen oder Reklamationsannahmen
  • Annahme von Telefonaten unter Deinem Firmennamen auf Deutsch und ggf. auch in anderen Sprachen
  • Kundenberatung, nach Einarbeitung auch bei komplexeren Themen
  • Hotline- oder Supportaufgaben

Wenn irgendwann Terminvereinbarungen und die Aufgaben einer Telefonzentrale nicht mehr ausreichen, brauchst du ein so genanntes Backoffice. Ein richtiges virtuelles Sekretariat mit allem Service einer professionellen Assistenz.

Was ein kompetentes virtuelles Backoffice Sekretariat übernimmt

Diese Aufgaben kann ein Backoffice-Dienst für Dich übernehmen:

  • Event- und Reiseorganisation
  • Materialbeschaffung, kümmert sich um alle für den Betrieb benötigten Einkäufe
  • recherchiert Informationen im Internet und bei anderen Quellen
  • Datenerfassung, Vorbereitung von Angeboten und Rechnungen und die Übernahme von sich wiederholenden oder fortlaufenden Aufgaben
  • Content-Erstellung von der Erarbeitung von Geschäftstexten wie Mails, Briefen und Unterlagen bis hin zu Blogbeiträgen
  • Lektorat, Transkription und Übersetzung, oft durch Zusammenarbeit mit Partnern in vielen Sprachen
  • Betreuung Datenbestand und Anfragen im Online-Shop
  • Erarbeitung von Presse-Content, Newsletter und Social Media Content (Facebook, XING, Twitter, etc.)

…sowie Marketingaufgaben und auch Online-Redaktion und Social Media Management von SEO bis Community Management.

Minijobber und Teilzeitkräfte

In Engpässen auf bereits eingearbeitete Teilzeitkräfte zurückgreifen zu können, ist ein großer Vorteil. Vielleicht profitierst du ja auch davon, von Anfang an ein oder zwei Minijobber zu beschäftigen. Vielleicht welche, die dein Business schon kennen und sich dann freuen, wenn du steigenden Bedarf hast.

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